et si on se mettait dans la peau d'un RTE qui doit lancer un nouveau train ?

En général, lorsqu'un nouveau train est lancé, les équipes agiles concernées sont déjà identifiées, sauf, peut-être, la System Team, qu'il ne faut pas négliger pour autant. Personnellement, je n'ai pas encore rencontré de contexte où la théorie des étapes de formation d'une tribu était applicable car je n'ai vu que des entreprises qui basculent dans SAFe en utilisant les équipes existantes donc des component teams. Mais ceci est un autre sujet et nous pourrons éventuellement y revenir dans un autre article.

Pour un RTE, le lancement d'un train est une période très exigeante. En effet, il faut notamment

• poser un premier jet du cadre de travail du train (choix des outils, cadence, workflow, règles à appliquer dans les outils), 

• faire connaissance avec ceux qui seront dans le Product Management (PM), les System Architects (SA), les Business Owners (BO), la System Team (ST), les Scrum Masters (SM), les Product Owners (PO), 

• mesurer le niveau de maturité des collaborateurs du train sur l’agilité et sur SAFe pour éventuellement 

  • déclencher des formations et/ou des ateliers, 

• organiser un kickoff pour commencer à créer le collectif : n'hésitez pas à prévoir 2 exercices très fédérateurs lors de ce kickoff, qui sont la définition de la raison d'être du train et le choix du nom du train, par le collectif.

• organiser le premier PI Planning et 

• commencer à réserver les créneaux dans les agendas pour les futurs événements du train. 

Et tout ça, ce n'est qu'un résumé ! Toutefois, le RTE n'est pas seul dans cette galère… Il doit savoir s'appuyer sur les différents rôles dans le train pour construire la matière car le RTE est surtout un bon communiquant et un chef d'orchestre, ou, puisque nous sommes dans un train, un pilote. Il aide à synchroniser, à coordonner, à faire en sorte que les membres du train collaborent et il est le gardien du flux.

Une entreprise (ou une organisation gouvernementale), doit, quand elle se lance dans SAFe (framework d'agilité à l'échelle), procéder à un atelier d'identification des chaînes de valeur et des trains. 

1. les premières chaînes de valeurs à identifier sont les operational value stream (OVS)

Une OVS est l'ensemble de la chaîne de valeur qui délivre un produit ou un service, directement au client de l'entreprise (ou à l'usager de l'organisme public).

Je vais généraliser un peu mais pour situer un peu les OVS... Plus une entreprise est grande, plus les OVS peuvent se multiplier mais plus une entreprise est spécialisée moins les OVS se multiplieront.

L'OVS est représentée en vert dans les supports visuels de SAFe. 

2. les secondes chaînes de valeur à identifier sont les development value stream (DVS)

Une DVS est l'ensemble des activités mises en œuvre pour créer un produit ou un service.

Chaque DVS contribue en général à une et une seule OVS. L'exception étant les ERP (Enterprise Resource Planning) qui peuvent être le support de plusieurs OVS au sein de l'entreprise.

La DVS est représentée en bleu dans les supports visuels de SAFe, généralement sous les ART & Solution Train.

3. enfin, l'atelier se termine par l'identification du ou des ART (Agile Release Train) qui vont contribuer à chaque DVS.

Ainsi, un ART peut être le seul train qui sert une DVS.

Un ART peut également servir plusieurs DVS sachant que, plus le nombre va être grand, plus cela va être potentiellement compliqué à gérer dans le train. A date, je n'ai vu que des ART avec 1 ou 2 DVS max concernées. Dès lors que l'ART sert plus d'une DVS, l'allocation de capacité sur le train peut être nécessaire et centrale.

A contrario, certaines DVS sont complexes (on parle de Large Solution) et peuvent nécessiter la mise en oeuvre d'un Solution Train, afin de pouvoir organiser le travail à réaliser, sur des collectifs (ART) ayant une taille raisonnable (cf. nombres de Dunbar qui nous donnent un max de 125 membres pour un ART).

En sortie de cet atelier réalisé par les dirigeants de l'entreprise et des opérationnels, avec l'aide/le support d'un SPC (SAFe Practice Consultant), un premier document qui est le Development Value Stream Canvas doit être établi pour chaque DVS. Sur cette base, un ART Canvas est initialisé pour le lancement de chaque nouveau train.

C'est très important de savoir à quoi l'on contribue !

Le premier document à consulter par le RTE est le Development Value Stream Canvas. Il établit la fiche d'identité de la (ou de l'une des) Development Value Stream (DVS) que sert l'ART (ou le Solution Train) et identifie la chaîne de valeur opérationnelle (OVS) qui en bénéficie.

Cette fiche d'identité sert également à établir quels sont les clients du train; information non négligeable puisque tout le travail de l'ART doit être centré sur le client (customer centricity). 

        Petite parenthèse qui me semble importante : pour ma part, j'ai tendance à utiliser le terme d'utilisateurs car quand on parle de client, je vois beaucoup de trains qui pensent avant tout aux personnes extérieures à l'entreprise qui achètent les produits/services vendus/mis à disposition par l'entreprise. Mais le terme client, ne concerne en réalité pas que ce type de personnes... le client n'est pas forcément un inconnu extérieur à l'entreprise, il peut tout à fait être un collègue qui va être un utilisateur de ce que l'on va délivrer. Le client peut aussi être une multitude de profils utilisateur différents (c'est là que les personas pourront avoir tout leur intérêt). Bref, les clients pour un train, pour un produit, ce sont tous les utilisateurs amenés à interagir/bénéficier directement ou indirectement de ce que va délivrer le train et donc du ou des produits qui vont être mis à disposition par le train. Je referme cette parenthèse.

L'exercice d'identification des OVS et DVS permet également de mettre en évidence toutes les compétences métier nécessaires dans chaque train pour qu'il roule sur de bons rails. En effet, lorsque l'on identifie la chaîne de valeur opérationnelle, on sait identifier quels sont les métiers qui interviennent à chaque étape de la chaîne. La mise en place d'un train est décidée en identifiant à quelles étapes de cette chaîne de valeur opérationnelle il va contribuer ; donc quels métiers vont directement être concernés et, par conséquent, vont être sollicités, pour s'assurer que la solution délivrée par le train répond bien aux besoins et exigences du domaine. Autrement dit, si l'un des produits est là pour veiller à appliquer des règles juridiques, rien de mieux que des juristes pour s'assurer que l'on couvre bien toutes les règles nécessaires, dans toutes leurs subtilités. Pour cet exemple, il y a de fortes chances que l'un des BOs soit le représentant du domaine juridique. 

Un second document va être initialisé en sortie de l'atelier, pour chaque train qui va être lancé : l'ART Canvas. Je dis bien initialisé car le modèle a en partie pour objectif d'identifier les personnes qui vont prendre la responsabilité des rôles transverses clés et notamment, le premier qui devra être désigné/sélectionné est le RTE. Le reste du canvas sera rempli dans le cadre du lancement du train, piloté par le RTE. Cela comprend notamment l'identification du ou des Business Owners (BO) ainsi que les personnes du Product Management (PM) et les System Architects (SA). Ce premier collectif devra, idéalement, remplir le reste du canvas d'ici l’onboarding du train, afin de poser le cadre.

En tant que RTE, n'hésitez surtout pas (je vous encourage même vivement à le faire) à partager ces 2 documents dans l'espace de partage du train, en toute transparence. En effet, il ne faut pas oublier qu'il peut y avoir du turnover dans les équipes donc tous les nouveaux arrivants peuvent avoir besoin de ces supports pour comprendre à quoi ils vont contribuer. Il n'y a pas que la gare de départ qui compte pour un train, tous les arrêts intermédiaires peuvent embarquer (et débarquer) des passagers qui, eux aussi, ont droit au "Bienvenue dans le train" et à l'information du numéro du wagon restauration !

Ensuite, c'est toute la partie opérationnelle du train qui se met en place : 

• identification de la typologie de son train lorsqu'il est intégré à un Solution Train,
• identification des équipes et de leur typologie (y compris si l'on reste sur le modèle component team ou feature team), 
• décision sur la cadence du train (durée des itérations et durée du Planning Interval (PI)), 
• réservation de la date du kickoff et de la salle qui va bien, 
• préparation du kickoff, 
• réservation de la date du 1er PI Planning (PIP) et de la salle qui va bien, 
• initialisation du calendrier des PIP sur 1 an, 
• préparation du 1er PIP dont son agenda,
• préparation des présentations du premier PIP telles que le contexte business, la vision métier à 3 intervalles et la vision architecturale du train, 
• identification des premiers outils de suivi et de partage sur le train (certains peuvent être prédéterminés par l'entreprise en tant que solutions généralisées),
• et... préparation du backlog du train ! le PIP existe pour planifier le travail donc qui dit planification dit sujets à traiter... et cela implique une socialisation des features de l’ART Backlog afin que chaque équipe puisse en prendre connaissance, se familiariser avec ces premiers sujets à traiter.

Heureusement, SAFe facilite l'identification et le suivi de tout ce qu'il faut réaliser, en tant que RTE, dans un toolkit qui se nomme "SAFe PI Planning Toolkit 6.0". Il comporte notamment une partie dédiée au lancement d'un train dont la préparation du PIP (qui pourra être ré-utilisée à chaque PIP) et une autre partie dédiée à la facilitation du PIP en tant que tel. A garder bien au chaud car c'est un excellent guide, d'autant plus quand c'est la 1ère fois... Ce toolkit contient aussi des outils préconstruits qui peuvent être utilisés jusqu'à ce que vous ayez le temps de construire/personnaliser vos propres outils. 

Toutefois, malgré tous les outils, un RTE doit en premier lieu être formé pour ce rôle : c’est un métier à part entière, qui ne s’improvise pas et qui est essentiel au bon fonctionnement d’un train SAFe. Si la formation ne peut pas avoir lieu avant de vous lancer dans cette aventure, faites vous accompagner par un RTE formé et expérimenté pour qu’il vous aide à appréhender ce rôle, à vous poser les bonnes questions, à intervenir au bon moment et à éviter les pièges courants ; il pourra être votre fil d'Ariane dans votre avancée au coeur des activités du rôle de RTE, pour toujours retrouver la sortie qui permet de prendre un peu de recul sur le quotidien.